Att ha ett avlägset lag kan utgöra några unika utmaningar - speciellt när det gäller att säkerställa att varje lagmedlem har en säker och hälsosam arbetsmiljö. Och en framgångsrik inställning från hemmet kan spara pengar för båda parter. Arbetstagaren behöver inte spendera pengar på pendling, och arbetsgivaren behöver inte spendera på kontorsutrymme.
Men när en avlägsen medarbetare inte är upprättad för framgång kan detta få varaktiga effekter på deras produktion och deras förhållande till resten av laget - för att inte tala om företagets övergripande prestanda.
Att vara på ett kontor gör det lättare för en arbetsgivare att övervaka hur hälsosam arbetsmiljön är. En av de viktigaste komponenterna i en hälsosam arbetsmiljö är bra ergonomi.
Definiera ergonomi
Termen "ergonomisk" kommer från de grekiska orden ergon, vilket betyder arbete och nomos, vilket betyder naturlig lag. Utövandet av ergonomi innebär att utforma och arrangera de verktyg som människor använder på det säkraste och mest naturliga sättet.
"Inledningsvis handlade ergonomi om att öka produktionen", säger Ronald W. Porter, PT, CEAS III, chef för Back School. "Du försöker förbättra passformen mellan arbetaren och aktiviteten."
Idag säger Porter att de flesta ser ergonomi som en mekanism för att förebygga skador. Både kontor och fjärrarbetare som spenderar timmar som sitter framför en dator står i riskzonen för skador, som karpaltunnelsyndrom eller nacke och ryggsmärta.
Dessa skador uppstår inte genast. De utvecklas över tiden från dålig hållning, vilket sätter på din kropp. Att öva bra ergonomi och tillhandahålla lämpliga arbetsstationer minskar dessa risker och ökar produktiviteten.
Vilken bra ergonomisk inställning ser ut
Enligt den federala arbetsmiljöbyrån (OSHA) måste en arbetsgivare hålla arbetsplatsen "fri från erkända allvarliga faror, inklusive ergonomiska faror". Deras riktlinjer för bästa praxis varierar från bransch till industri. Men för den genomsnittliga skrivbordsarbetaren ser en välorganiserad ergonomisk inställning ut så här:
- Dataskärmen är på ögonivå.
- Tangentbordet och musen ligger på en lägre nivå så att dina handleder är vinklade ner.
- Stolen kan justera för att stödja ryggen när fötterna är plana på golvet.
Enskilda stater har egna OSHA-lagar. Några av dessa kan vara strängare än federala lagar. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, Society for Human Resource Management (SHRM), Human Resources-Region I, och SHRM Tech Expertis Panel, rekommenderar att man följer de regler (statliga eller federala) som gynnar arbetstagaren mer. I Kalifornien, till exempel, är statsreglerna strängare än de federala OSHA-reglerna.
I allmänhet reglerar OSHA inte hemkontorsmiljön. En ansökan om boende kan dock lämnas in enligt amerikanerna med funktionshinder. Ett skadeståndsanspråk kan lämnas in genom arbetstagarens ersättning.
Se till att en fjärrarbetare har en ergonomisk kontorsinstallation krävs inte. Men det är bra affärer. "När man arbetar hemifrån kan människor vara mycket mer produktiva eller underproduktiva", säger Zulic. Personer som arbetar på distans kräver högre nivåer av självständighet och disciplin, så det är bäst att sätta dem (och företaget) upp för framgång.
Så hur kan du hjälpa dina avlägsna medarbetare att lära sig och skapa ett ergonomiskt hemmakontor? Kolla in följande följande strategier.
1. Erbjuda arbetsplatsinställningar vid ombordstigning
När någon anställs, eller övergångar till att vara en avlägsen medarbetare, gör ergonomisk utbildning och hemkontorsinstallation en del av sin ombordstigningsprocess. Ta dig tid att ge information om arbetsstationens inställning tillsammans med annan ny utbildningsutbildning.
"Den bästa dagen att göra ergonomisk utbildning är deras första dag på jobbet, säger Porter. "Om du ställer in dem korrekt inledningsvis kommer problemen inte att utvecklas senare."
Detta kan hända som en del av ett videosamtal, eller du kan faktiskt få en certifierad ergonomi specialist till deras hem och ge en utvärdering med möbler rekommendationer.
"Det är en återinvestering i arbetstagaren om du har en ergonomisk specialist gå ut", säger Zulic. Hon uppmuntrar arbetsgivare att överväga sina kostnadsbesparingar genom att ha ett avlägset team och att använda några av dessa besparingar att investera i att tillhandahålla en hälsosam arbetsmiljö.
Eftersom människor har olika ramar och höjder måste en ergonomisk inställning skräddarsys efter individens behov. Även synen spelar en roll. Av denna anledning rekommenderar Porter starkt att man använder en utbildad professionell för att ge råd till avlägsna anställda.
2. Konsultera din arbetares kompisleverantör
"Jag rekommenderar att varje arbetsgivare sätter sig ner och pratar med sina arbetares kompisleverantör," säger Zulic. Arbetstagare ersättning leverantörer vill undvika fordringar. Det innebär att de uppmuntrar arbetsgivare att se till att människor är säkra i sitt hem.
Vissa arbetskompisleverantörer kan dela i kostnaden för att tillhandahålla utbildning och ergonomiska leveranser. De kan till och med få sin egen ergonomisk expert att skicka till en anställdes hem. De kan också ha pedagogiska resurser som du kan erbjuda dina anställda utan extra kostnad för företaget.
3. Ge självutvärderingsverktyg
Ett sätt att hjälpa människor att kontrollera ergonomin hos hemmakontoret är att erbjuda självutvärderingsverktyg. Porter säger att det finns program som frågar en rad frågor och betygsätter en persons arbetsstation med röd, gul eller grön, beroende på hur ergonomisk området är. Verktygen ger också exempel på bra ergonomiska metoder.
OSHA ger också en gratis referens för kontorsinstallation. Det finns andra verktyg du kan köpa online.
4. Planera regelbundna incheckningar
Kommunikation är viktig, oavsett arbetstagarens plats. Det finns en mängd olika verktyg - som chatt- och videokonferensprogramvara - som tillåter fjärranslutna medarbetare att hålla kontakten.
Anställda ska känna sig bekväma och pratar om sin arbetsmiljö, oavsett om det är fjärran eller inte. Låt dem veta att du vill höra om eventuella problem som de har med deras arbetsutrymme och ergonomi.
"Fjärrarbete behöver inte vara så annorlunda än ett centralt team som vi kanske tror", säger Jane Scudder, en Chicago-baserad arbetsplatskonsult. Hon rekommenderar regelbundna incheckningar under lagmöten för att fråga folk hur de gör det. Detta kan inkludera eventuella oro över deras hemkontorarrangemang.
5. Utnämna en ergo-ledare
Om din organisation inte har pengar att anställa en ergonomisk konsult för att ge råd åt fjärrarbetare, kan du också utbilda någon inom företaget. En personalrepresentant kan göra en bra ergo-ledare. De kan ta en kurs om hur man sätter upp en ergonomisk arbetsstation och hjälper andra att utvärdera sina egna arbetsytor.
En ledare kan hjälpa till att förhindra att man köper vilseledande produkter. "I USA betyder ordet" ergonomi "som är kopplad till en produkt ingenting, säger Porter. "Allt det betyder är att det kostar mer pengar, så du kan köpa en ergonomisk kontorsstol och vara väldigt obekväma."
Din ergo-ledare kommer att ta rollen att utbilda anställda om ergonomi och hjälpa dem att välja lämpliga produkter för att passa deras behov. De kan resa till en avlägsen medarbetares hem eller göra ett videokonsult.
6. Har årliga ergo recensioner
Människors behov kan förändras, oavsett ålder, viktförändringar, graviditet eller kroniskt tillstånd. Det är viktigt att regelbundet återkomma konversationen om ergonomi.
"Ergonomi är inte en one-shot-affär, det är en pågående process," säger Porter. Eftersom du inte ser fjärrarbetare varje dag, vet du inte om deras behov har förändrats om de inte rapporterar dem.
"Människor kommer inte att säga något om inte arbetsgivaren gör erbjudandet", säger Zulic. Du kan göra detta som en del av en ordinarie årskonferens eller fråga anställda om att återanvända programvaruapplikationsprogrammet för att utvärdera deras arbetsytor.
Att ge ergonomiska lösningar till dina anställda, på distans eller på kontoret, hjälper dem att arbeta mer bekvämt. Detta kommer till sist göra det möjligt för dem att vara mer produktiva. Applicera tipsen ovan för att erbjuda en hälsosammare arbetsmiljö, oavsett var dina anställda befinner sig.
